Neu: Meine Praxisoberfläche und KI-Einsatz
Künstliche Intelligenz kann einer Arztpraxis heute erstaunlich viel Arbeit abnehmen. Man muss nur wissen, wofür, und wo die Grenze verläuft. Fünf Anwendungen, eine Faustregel und eine Neuigkeit aus unserem Haus: die Oberfläche Meine Praxis.
Wer sich derzeit in Arztpraxen umhört, trifft auf zwei Lager. Im einen schreibt ChatGPT längst die Stellenanzeige, die Urlaubsnotiz für die Website und gelegentlich die Antwort auf eine unfreundliche Google-Bewertung. Im anderen bleibt das Programm lieber geschlossen, weil niemand so genau weiß, was man hineinschreiben darf.
Beide Lager haben ein bisschen recht. KI wird gerade viel benutzt, oft falsch und erstaunlich oft richtig. Manchmal ist das Ergebnis herausragend, manchmal so mittelmäßig, dass man es lieber selbst geschrieben hätte. Und über allem schwebt die Frage, was eigentlich mit den Daten passiert.
Was in dieser Debatte fehlt, ist etwas sehr Nüchternes: der Blick auf den einzelnen Anwendungsfall. Was kann KI in einer Praxis heute wirklich leisten? Was kann sie noch nicht? Und woran scheitert es, wenn es scheitert? Um diese Fragen geht es hier.
Zuerst die Regel
Bevor es um Möglichkeiten geht, eine Faustregel, die man sich über den Bildschirm kleben kann: Patientendaten gehören nicht in die KI. Keine Namen, keine Befunde, keine Patientennummern.
Wir arbeiten in den meisten Bereichen mit Claude, dem KI-Modell des US-Unternehmens Anthropic. Für die Aufgaben, um die es hier geht, ist es aus unserer Sicht derzeit das stärkste Werkzeug. Claude kann mit einer sogenannten Praxis-Werkstatt arbeiten. Das klingt größer, als es ist: Gemeint ist ein Ordner auf dem Rechner, in dem alles liegt, womit die KI arbeiten soll, etwa Vorlagen, Leitfäden und Informationen über die Praxis.
Unsere zweite Empfehlung klingt banal und erspart später viele Diskussionen: Nutzen Sie die KI auf einem eigenen Laptop, der nicht mit dem Praxisserver verbunden ist und auf dem keine Patientendaten liegen. Was nicht auf dem Gerät ist, kann auch nicht versehentlich in einem Chatfenster landen. Und wer irgendwann erklären muss, wie die Praxis mit KI umgeht, hat es mit dieser Trennung deutlich leichter.
Die Website, die man selbst pflegt
Der naheliegende Einstieg ist das Marketing, genauer gesagt seine Grundlagen. Mit KI lässt sich eine Praxis-Website heute technisch sauber neu bauen. Sie funktioniert auf dem Handy so gut wie am Schreibtisch, ist für die lokale Suche optimiert und für etwas, das gerade erst einen Namen bekommen hat: GEO, die Optimierung für KI-Suchmaschinen. Manche Patienten fragen heute nicht mehr Google nach einer Hautärztin in der Nähe, sondern ChatGPT. Wer dort nicht vorkommt, findet für sie nicht statt.
Der eigentliche Gewinn liegt woanders. Die Praxis ist nicht mehr auf eine Agentur angewiesen, wenn sich die Sprechzeiten ändern oder eine neue Kollegin auf die Teamseite soll. Kein Wartungsvertrag, kein Ticket, keine Woche Wartezeit für eine Zeile Text.
Bewerbungen über die Schnittstelle
Der zweite Anwendungsfall betrifft das Thema, das viele Praxen gerade am meisten umtreibt: Personal. KI-Systeme lassen sich inzwischen über sogenannte MCP-Schnittstellen mit anderen Programmen verbinden, auch mit den Werbekonten von Facebook und Instagram. MCP steht für Model Context Protocol. Man kann es sich wie eine Steckdose vorstellen, über die die KI direkt in einem anderen System mitarbeitet, statt nur Texte zu liefern, die dann jemand von Hand hinüberkopiert.
Für Praxen heißt das: Eine Recruiting-Kampagne, die echte Bewerbungen bringt, steht in kurzer Zeit. Die KI hilft bei Zielgruppe, Anzeigentexten und Auswertung, und sie macht das bemerkenswert gut.
Das Fotoshooting, das keines war
Drittens: Bilder. Für Website, Stellenanzeige und Social Media braucht jede Praxis Fotos, und ein professionelles Shooting ist teuer. Für den Anfang geht es auch anders. Man fotografiert Team und Räume mit dem Handy und bearbeitet die Bilder anschließend mit ChatGPT, bis sie aussehen, als hätte ein Fotograf sie gemacht. Das ersetzt nicht jedes Shooting. Es senkt aber die Hürde, überhaupt anzufangen.
Was die Zahlen erzählen, wenn man sie fragt
Beim vierten Anwendungsfall werden auch skeptische Praxisinhaber hellhörig. Jede Praxis hat Daten, die sie kaum auswertet: die Exporte aus der Online-Terminbuchung wie Doctolib oder aus dem Praxisverwaltungssystem, etwa Tomedo. Wer die vergangenen zwölf Monate exportiert, kann mit KI Fragen beantworten, für die man früher einen Controller gebraucht hätte.
Ein Beispiel aus der Dermatologie. Eine Neupatientin kommt zur Hautkrebsvorsorge. Bucht sie einen zweiten Termin? Wie viel Prozent der Neupatienten tun das überhaupt? Und wenn ja, wohin führt der zweite Termin: in die medizinische Dermatologie, in die Ästhetik, in die Kosmetik? Wie hoch ist die Rückkehrquote, wann kommen Patienten wieder? Solche Analysen der Patientenstruktur und der erbrachten Leistungen liefert die KI in erstaunlich kurzer Zeit und in sehr guter Qualität.
Der Haken liegt auf der Hand: In diesen Exporten stehen Patientendaten. Auch eine Patientennummer ist nicht harmlos, denn sie lässt sich auf einen Menschen zurückführen. Gleichzeitig muss die KI erkennen können, dass zwei Termine zur selben Person gehören. Sonst lässt sich keine einzige Rückkehrquote berechnen.
Für genau dieses Problem haben wir den DSGVO-Cleaner entwickelt, ein kleines Programm, das lokal auf dem Rechner läuft. Man lädt den Export hinein und entscheidet für jedes Feld, was damit geschieht. Der Name wird entfernt. Die Patientennummer wird verschlüsselt, sodass dieselbe Person immer dieselbe Kennung erhält, ohne dass sich daraus die echte Nummer ablesen lässt. Das Geburtsdatum wird auf Fünf- oder Zehnjahresschritte gerundet: Die Altersstruktur bleibt sichtbar, der einzelne Mensch nicht. Erst danach geht die Datei an die KI. Mit der BWA funktioniert das übrigens genauso.
Wenn Sie sich für den DSGVO-Cleaner interessieren, sprechen Sie uns gern an.
Was in den Köpfen steckt
Der fünfte Punkt ist der, nach dem wir am häufigsten gefragt werden: Prozessoptimierung. Jede Praxis hat Abläufe, die funktionieren, solange die richtigen Leute da sind. Wie wird ein Notfall eingeschoben, wer bestellt wann Material, was passiert, wenn das Labor anruft? Dieses Wissen steckt in den Köpfen. Fällt eine erfahrene Kraft aus, merkt man erst, wie wenig davon irgendwo aufgeschrieben ist.
Unser Ansatz beginnt mit einem kleinen Gerät, dem digitalen KI-Notizgerät Plaud. Alle, die in der Praxis arbeiten, sprechen damit ihre Abläufe ein. Einmal, und dann ist das Wissen aus den Köpfen heraus. Als Leitfaden dient eine Checkliste mit den typischen Prozessen einer Praxis. Man geht sie durch und entscheidet: An diesem Ablauf bin ich beteiligt, an jenem nicht. Unsere Vorlagen führen durch das Einsprechen. Was löst den Prozess aus? Was tue ich dann? Was danach?
Anschließend verbindet man Plaud mit Claude. Über die Schnittstelle holt sich die KI alle Transkripte und bereitet sie auf. Am Ende steht eine Prozessübersicht der Praxis: welche Abläufe es tatsächlich gibt, wo zwei Mitarbeiterinnen dieselbe Aufgabe unterschiedlich erledigen, wo jemand sagt, hier hakt es, hier fehlt mir der Überblick. Auf dieser Grundlage verbessert man die Abläufe, legt neue Standards fest und gibt sie ans Team zurück. Und weil alles ohnehin eingesprochen ist, entstehen Einarbeitungspläne für neue Mitarbeitende praktisch auf Knopfdruck.
Neu
Meine Praxis: alle Praxis-Apps an einem Ort
Bleibt die Frage, wie neue Standards dort ankommen, wo sie gebraucht werden, also bei den Menschen, die morgens die Praxis aufschließen. Ein Werkzeug wie Notion kann das leisten. Wir haben einen eigenen Weg entwickelt und stellen ihn hier zum ersten Mal vor: die Oberfläche Meine Praxis.
Meine Praxis bündelt viele Praxis-Apps auf einer Oberfläche. Alle Mitarbeitenden haben einen eigenen Login, über ein Rechtemanagement legen Sie fest, wer was sieht. Enthalten sind unter anderem:
- Team: Ideenmanagement, Feedback der Mitarbeitenden, Teamagenda
- Organisation: Zeiterfassung, Urlaubs- und Personalplanung
- Marketing: Redaktionspläne für Social Media
- Abläufe: Prozessübersicht, Checklisten, Einarbeitungspläne
Prozesse lassen sich sogar automatisch zuweisen. Ihre Mitarbeiterin Melanie bekommt zum Beispiel einmal pro Woche die Checkliste „Praxis zum Wochenende aufräumen“ mit sieben Schritten. Sie hakt ab, Sie sehen, ob alles erledigt ist.
Interessant wird es durch die MCP-Schnittstelle, die Meine Praxis mitbringt. Die Prozesse, die Sie gemeinsam mit der KI neu definiert haben, stellt die KI auf Knopfdruck in die App. Niemand muss etwas abtippen. Dasselbe gilt für Einarbeitungspläne, die neue Kolleginnen und Kollegen so schon am ersten Tag vorfinden.
Und es geht noch einen Schritt weiter. Mitarbeitende können ChatGPT oder Claude als App auf dem Handy über MCP mit Meine Praxis verbinden und Fragen zu allem stellen, was dort hinterlegt ist:
„Wann ist Melanie im Urlaub?“
„Wann muss ich das nächste Mal Material bestellen?“
„Wie läuft noch mal die Neuaufnahme?“
Die Antwort kommt aus den Inhalten der eigenen Praxis und nicht aus irgendeinem Forum im Internet.
Was die KI nicht kann
Bei aller Begeisterung gehört ein ehrlicher Absatz dazu. KI nimmt der Praxis keine Entscheidung ab. Sie liefert Auswertungen, Entwürfe und Vorschläge, aber welcher Ablauf der richtige ist, entscheiden Sie. Sie arbeitet nur mit dem, was man ihr gibt: Ein Prozess, den niemand eingesprochen hat, taucht in keiner Übersicht auf. Ihre Ergebnisse schwanken, deshalb gehört zu jeder Auswertung ein prüfender Blick. Und echte Patientendaten bleiben tabu, so verlockend die direkte Auswertung wäre. Wer mit Praxisdaten arbeiten will, bereinigt sie vorher.
Wo man anfängt
Unsere Empfehlung für den Einstieg folgt einer einfachen Reihenfolge. Am Anfang steht unser Claude-Crashkurs. Danach wissen Sie, was Claude kann, wo die Grenzen liegen und worauf Sie bei Daten wirklich achten müssen. Im zweiten Schritt folgen erste eigene Auswertungen, abgesichert mit dem DSGVO-Cleaner, ob für Terminexporte oder die BWA. Im dritten Schritt nehmen Sie sich die Prozesse vor: einsprechen, auswerten, verbessern und über Meine Praxis ins Team bringen, Einarbeitungspläne inklusive.
Für jeden dieser Schritte haben wir Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen entwickelt. Niemand muss bei null anfangen.
Weitere Informationen zu Meine Praxis finden Sie unter praxismachen.de/meine-praxis.
„Wir glauben daran, dass Erfolg kein Zufall ist. Er entsteht, wenn Klarheit auf Handlung trifft.“
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte prüfen Sie den Einsatz von KI-Werkzeugen in Ihrer Praxis vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer rechtlichen Beratung.
Welcher erste Schritt passt zu Ihrer Praxis?
Ob Claude-Crashkurs, erste Auswertungen mit dem DSGVO-Cleaner oder Prozesse, die über Meine Praxis ins Team kommen: Im kostenfreien Erstgespräch sortieren wir gemeinsam, womit Sie anfangen sollten.
