Warum KI viele Praxisprobleme nicht löst – und was stattdessen wirklich hilft

Kaum ein Thema wird derzeit so intensiv diskutiert wie Künstliche Intelligenz. ChatGPT schreibt Texte. Telefon-KIs nehmen Anrufe entgegen. Programme dokumentieren Gespräche automatisch. Und viele Praxisinhaber fragen sich: „Welche KI brauchen wir jetzt?"

Die bessere Frage lautet allerdings: „Sind unsere Prozesse überhaupt bereit für KI?" Denn genau hier liegt der größte Denkfehler. KI beschleunigt Prozesse – egal, ob sie gut oder schlecht sind. Viele erwarten, dass KI ihre Praxis automatisch effizienter macht. Doch KI unterscheidet nicht zwischen einem guten und einem schlechten Ablauf. Sie macht beides lediglich schneller.

Wenn ein Prozess unnötig kompliziert ist, beschleunigt KI die Komplexität. Wenn Informationen fehlen, verarbeitet KI unvollständige Informationen. Wenn jeder Mitarbeitende dieselbe Aufgabe anders erledigt, übernimmt KI diese Unterschiede ebenfalls. Deshalb beginnt Digitalisierung nie mit einer Software. Sie beginnt mit einem klaren Prozess.

Der teuerste Satz in vielen Praxen

„Das macht bei uns jeder ein bisschen anders."

Diesen Satz hören wir in fast jeder Praxis. Was zunächst nach Flexibilität klingt, kostet jeden Tag Zeit. Neue Mitarbeitende müssen sich alles erklären lassen. Vertretungen arbeiten unsicher. Rückfragen häufen sich. Fehler entstehen.

Und sobald eine erfahrene Kollegin ausfällt oder die Praxis verlässt, verschwindet mit ihr oft wertvolles Wissen. Nicht, weil niemand gut arbeitet. Sondern weil dieses Wissen nie dokumentiert wurde.

Machen Sie Wissen unabhängig von einzelnen Personen

Eine gut organisierte Praxis ist nicht davon abhängig, dass bestimmte Mitarbeitende anwesend sind. Sie lebt von klaren Abläufen. Jeder weiß:

• Was ist der erste Schritt?
• Wer übernimmt den nächsten?
• Wann ist der Prozess abgeschlossen?

Das reduziert Rückfragen, verhindert Missverständnisse und erleichtert die Einarbeitung neuer Teammitglieder erheblich. Erst wenn diese Abläufe feststehen, lohnt sich der Einsatz von KI.

Der einfachste Einstieg kostet keine zusätzliche Arbeitszeit

Viele glauben, Prozessdokumentation bedeute endlose Word-Dokumente und komplizierte Ablaufdiagramme. Das Gegenteil ist der Fall. Der einfachste Einstieg beginnt mit dem Smartphone.

Bitten Sie jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, einen typischen Arbeitsablauf einfach laut zu erklären. Zum Beispiel:

• Wie vereinbaren wir einen Termin mit einem Neupatienten?
• Wie läuft eine Rezeptbestellung ab?
• Was passiert bei einer Überweisung?

Es reicht, den Ablauf ganz normal einzusprechen – so, als würde man ihn einer neuen Kollegin erklären. Wichtig ist lediglich, dass dabei keine Patientennamen oder andere personenbezogenen Daten genannt werden. Die Sprachaufnahme lässt sich anschließend transkribieren und mit KI strukturieren.

Innerhalb kurzer Zeit entsteht daraus eine verständliche Prozessbeschreibung. Ohne Schreibarbeit. Ohne stundenlange Workshops.

Der wichtigste Schritt folgt erst danach

Jetzt beginnt die eigentliche Prozessoptimierung. Fragen Sie sich bei jedem Ablauf:

• Warum machen wir diesen Schritt überhaupt?
• Brauchen wir ihn noch?
• Kann er einfacher werden?
• Kann jemand anderes ihn übernehmen?
• Lässt er sich automatisieren?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lohnt sich der Einsatz von KI. Denn nun automatisieren Sie einen guten Prozess – und keinen schlechten.

So finden Sie die größten Zeitfresser

Nicht jeder Prozess bringt denselben Nutzen. Beginnen Sie deshalb dort, wo der größte Hebel liegt. Bewerten Sie jeden Ablauf nach vier einfachen Kriterien:

• Wie häufig kommt er vor?
• Wie viel Zeit kostet er?
• Wie viele Mitarbeitende sind beteiligt?
• Wie fehleranfällig ist er?

Je häufiger ein Prozess vorkommt und je mehr Zeit er bindet, desto größer ist das Potenzial für Verbesserungen. In vielen Praxen gehören dazu beispielsweise Telefonannahme, Terminvergabe, Rezeptanforderungen, Dokumentation und E-Mail-Bearbeitung. Schon kleine Verbesserungen in diesen Bereichen sparen über das Jahr hinweg viele Arbeitsstunden.

Kleine Verbesserungen schlagen große Projekte

Viele Praxen verschieben Prozessoptimierung, weil sie glauben, alles auf einmal verändern zu müssen. Dabei entsteht Fortschritt selten durch einen großen Wurf. Sondern durch viele kleine Verbesserungen.

KI ist kein Projekt – sondern ein Werkzeug

Die erfolgreichsten Praxen setzen KI nicht ein, weil sie modern wirken möchten. Sie setzen sie dort ein, wo sie einen klaren Nutzen bringt. Zum Beispiel, um:

• Gesprächsnotizen zusammenzufassen
• Standardtexte schneller zu erstellen
• E-Mails vorzubereiten
• Dokumentationen zu strukturieren
• interne Prozesse zu dokumentieren

KI ersetzt dabei keine Mitarbeitenden. Sie nimmt ihnen wiederkehrende Aufgaben ab. So bleibt mehr Zeit für das, was in keiner Praxis automatisiert werden kann: die Arbeit mit Menschen.

Unser Praxistipp

Starten Sie nicht mit der Frage: „Welche KI sollen wir einsetzen?" Starten Sie mit dieser: „Welcher Ablauf kostet uns jeden Tag unnötig Zeit?"

Dokumentieren Sie genau diesen Prozess. Optimieren Sie ihn. Und überlegen Sie erst dann, ob KI dabei helfen kann. In den meisten Praxen liegt genau dort der größte Hebel.