Die ersten 30 Tage entscheiden, ob neue Mitarbeitende bleiben

Es gibt einen Moment, den vermutlich jeder Praxisinhaber kennt. Die Stelle war monatelang ausgeschrieben, die Vorstellungsgespräche liefen gut, der Vertrag ist unterschrieben. Und dann, ein paar Wochen später, sitzt die neue Kollegin im Büro und sagt, dass sie sich das anders vorgestellt hat.

Das ist ärgerlich und teuer. Nicht nur wegen der Suche, die wieder von vorne beginnt. Sondern weil in der Zwischenzeit das ganze Team eingesprungen ist, weil Aufgaben liegen geblieben sind, weil jemand die Neue eingearbeitet hat, deren Wissen jetzt mitgeht. Und weil sich beim nächsten Mal alle fragen, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt.

Die Gründe klingen fast immer gleich

Fragt man in solchen Fällen nach, kommt selten etwas Dramatisches. Kaum jemand geht wegen des Gehalts oder wegen eines Streits. Stattdessen hört man Sätze wie diese:

• „Ich wusste nie, was ich als Nächstes tun soll."
• „Ich wollte nicht ständig fragen."
• „Ich hatte das Gefühl, im Weg zu stehen."

Das ist keine Frage der Persönlichkeit. Das ist eine Frage der Einarbeitung.

Der erste Tag entscheidet über ein Gefühl

Der erste Tag ist wichtiger, als er wirkt. Er entscheidet nicht über die fachliche Qualität, aber über etwas anderes: über das Gefühl, ob hier jemand mit einem gerechnet hat.

Wenn morgens niemand weiß, wer sich kümmert, wenn kein Spind vorbereitet ist, kein Zugang eingerichtet, kein Platz frei – dann ist die Botschaft angekommen, bevor ein Wort gefallen ist.

Umgekehrt braucht es dafür erstaunlich wenig:

• ein vorbereiteter Arbeitsplatz
• ein Namensschild, das schon fertig ist
• jemand, der um acht an der Tür steht und nicht erst gesucht werden muss
• eine Antwort auf die Frage, was heute passiert

Der eigentliche Fehler passiert aus guter Absicht

In den Tagen danach passiert der eigentliche Fehler, und zwar meistens, weil man es gut meint. Die neue Kollegin bekommt an Tag eins alles gezeigt: das Abrechnungssystem, den Terminplan, die Materialbestellung, die Hygienevorschriften, die Besonderheiten der Stammpatienten.

Am Abend hat sie zwanzig Dinge gehört und keines behalten. Und beim dritten Mal traut sie sich nicht mehr nachzufragen.

Weniger auf einmal – dafür mit Plan

Besser ist, weniger auf einmal zu zeigen und dafür festzulegen, wann was drankommt.

• Woche 1: der Empfang und der Terminplan, mehr nicht.
• Woche 2: die Abrechnung.
• Woche 3: die Materialbestellung.

Wer das einmal aufschreibt, hilft damit nicht nur der neuen Kollegin, sondern auch sich selbst: Beim nächsten Mal steht der Ablauf bereits.

„Frag einfach" ist keine Zuständigkeit

Ebenso wichtig ist die Frage, wer zuständig ist. „Frag einfach, wenn du was brauchst" klingt hilfsbereit, ist in der Praxis aber eine Zumutung. Es verlangt von jemandem, der noch niemanden kennt, jedes Mal aufs Neue zu entscheiden, wen er gerade stören darf.

Die meisten entscheiden sich irgendwann dafür, gar nicht mehr zu fragen. Dann wird geraten, dann passieren Fehler, dann kommt die Unsicherheit dazu.

Eine feste Ansprechpartnerin löst das. Eine Person, namentlich benannt, die weiß, dass sie in den ersten Wochen zuständig ist. Sie muss nicht die erfahrenste im Team sein. Sie muss ansprechbar sein – und Zeit dafür eingeplant bekommen. Genau daran scheitert es in vielen Praxen: Die Aufgabe wird vergeben, die Zeit dafür jedoch nicht.

Das Gespräch nach vier Wochen

Bleibt das Gespräch nach vier Wochen. Es wird fast nie geführt, weil alles läuft und niemand ein Problem sieht. Genau deshalb sollte es stattfinden. Wer nach vier Wochen fragt, erfährt Dinge, die nach vier Monaten niemand mehr anspricht – weil sie dann entweder abgehakt oder zu groß geworden sind.

Zwei Fragen genügen in der Regel:

• Was hat in den ersten Wochen gefehlt?
• Was hätte besser laufen können?

Entscheidend ist, die Antworten auszuhalten, ohne sie sofort zu erklären. Wer auf „die Einarbeitung war zu unstrukturiert" mit „das war eine schwierige Zeit bei uns" reagiert, bekommt beim nächsten Mal keine ehrliche Antwort mehr.

Ein Missverhältnis, das kaum auffällt

Bemerkenswert ist, was sich in vielen Praxen zeigt: Erhebliche Summen fließen ins Recruiting – Stellenanzeigen, Anzeigenschaltung, teils Personalvermittlung. Für die ersten vier Wochen danach existiert jedoch kein Plan.

Dabei entscheidet sich genau dort, ob sich die Investition gelohnt hat.

Unser Fazit

Der Aufwand für einen strukturierten Einstieg ist überschaubar. Eine Seite, auf der steht, was in welcher Woche gezeigt wird. Ein Name daneben. Ein Termin nach vier Wochen. Einmal erstellt, bei jeder neuen Kollegin wiederverwendbar.

Und wenn jemand danach trotzdem geht, liegt es nachweislich nicht an der Einarbeitung.